AANMELDEN VOOR EEN EVENEMENT

• De aanmelding voor een evenement kan uitsluitend via de website middels het aanmeldingsformulier.
• Aanmelden of vragen over een aanmelding via sociale media (Facebook, Twitter c.q. X, Messenger e.d.) of telefonisch nemen wij niet in behandeling.
• Alléén volledige en naar waarheid ingevulde formulieren worden in behandeling genomen.
• Aanmelding kan uitsluiten door een volwassen handelingsbekwaam persoon verricht worden.
• Alléén gezinnen met een ernstig ziek kind of een kind met een ernstige beperking komen in aanmerking voor één van onze evenementen.
• Doelstelling van Stichting Happy Smile is om gezinnen met een ernstig ziek kind of een kind met een ernstige beperking een onbezorgde dag of weekend te laten beleven. Aandoeningen en/of stoornissen, zoals ADHD, PDD-NOS, Autisme / ASS in welke vorm dan ook vallen niet onder onze doelstelling. Bedenk bij uzelf of dit valt onder ernstige ziekten.
• Wanneer u, uw gezin opgeeft, dan weet u ook zeker dat u op die datum(s) vrij bent om naar het event te komen en niet op het laatst afzegt dat u bijvoorbeeld nog een verjaardag heeft staan of moest werken. Vergeet niet dat wij héél véél moeite doen om u en uw gezin een leuke dag te bezorgen!
• Een aanmelding is voorlopig, dat wil zeggen dat aan een aanmelding geen rechten ontleent kunnen en mogen worden.
• Wij streven ernaar om circa 1 week voor aanvang van het evenement bericht te geven per e-mail of uw gezin is uitgenodigd. Check hiertoe ook uw spambox. Het komt namelijk wel eens voor dat e-mail door een spamfilter in de spambox of map ongewenst e-mail wordt geparkeerd. Een gezin is pas toegelaten tot een evenement wanneer de bevestiging- c.q. uitnodiging op naam naar de opgegeven contactpersoon zijn gemaild.
• Indien u een uitnodiging ontvangt, dient u deze te bevestigen zodat wij rekening kunnen houden met uw komst.
• Krijgt u circa een week voor het evenement géén bericht van ons, dan bent u helaas niet geselecteerd.
• Stichting Happy Smile stelt het op prijs dat u de uitnodiging per e-mail aan ons bevestigd middels een beantwoording, een zogeheten reply oftewel een ontvangstbevestiging.
• Indien u geen uitnodiging ontvangt voor een evenement waarvoor u zich heeft aangemeld kan één van onderstaande redenen op u van toepassing zijn:
a. Uw aanmelding kunnen wij niet plaatsen in onze doelstelling ‘ernstig ziek’ , dan wel ‘ernstig beperkt’ of
b. U bent voorgaande editie(s) van het evenement al eens te gast geweest, of
c. U bent waarschijnlijk eerder, of meerdere keren te gast geweest op één van onze evenementen, of
d. De leeftijdsgrens voor toelating tot onze evenementen minimale leeftijd van 3 jaar en maximale leeftijd van 21 jaar, of
e. Vanwege het grote aantal aanmeldingen hebben wij een keuze moeten maken door middel van loting. Het kan daarom zijn dat u niet bent ingeloot voor dit evenement.
• Toegang tot een evenement kan uitsluitend door middel van het tonen van de bevestiging / uitnodigings e-mail. Bij zoekraken van deze e-mail kan bij de entree gevraagd worden om een legitimatie ten einde te kunnen beoordelen of er daadwerkelijk toegang aan desbetreffende persoon is verstrekt.
• Bij een groot aantal aanmeldingen voor een evenement is het uitgangspunt dat gezinnen die nog nooit te gast zijn geweest ten alle tijden voorrang hebben.
• Het is slechts éénmaal mogelijk om te gast te zijn tijdens een IDM weekend in het buitenland. Indien u reeds een keer te gast bent geweest met uw gezin is opgave voor een tweede keer IDM weekend niet meer mogelijk!
• Elk gezin dat ooit te gast is geweest bij Stichting Happy Smile, met inachtneming van onze voorwaarden, is welkom op de jaarlijkse Happy Smile Familiedag die jaarlijks medio september georganiseerd wordt in Emmen. (aanmelden is t.z.t. wel noodzakelijk!)
• Een evenement is toegankelijk voor het ernstig zieke kind of kind met een ernstige beperking en de overige gezinsleden in de eerste lijn (vader, moeder, broer en/of zus) of leden van het gezin welke dezelfde adresgegevens hebben (samengesteld gezin).
• Wanneer door omstandigheden een ander lid van de familie of het gezinsnetwerk zorg draag voor de begeleiding van het zieke kind, dient dit vooraf duidelijk aangegeven en overlegt te worden.
• Als een bepaald gezinslid (of -leden van het gezin) onverhoopt niet naar het betreffende evenement kan komen, betekent dit niet dat de ‘lege’ plekken ingenomen kunnen worden door andere familieleden of door ooms, tantes, opa’s of oma’s, buren, vrienden of relaties e.d.
• Indien u verstek laat gaan zonder afmelding en/of grondige reden. Een uitnodiging heeft bemachtigd met onjuist verstrekte gegevens, dan zullen wij de gemaakt kosten zoals tickets, toegangskaarten, catering, verblijfskosten etc, etc, aan u factureren.

TOEGANG TOT HET EVENEMENT

• De toegang tot het evenement is altijd gratis. Het gezin draagt uitsluitend zelf de kosten voor het vervoer naar en van het evenement. Daar waar een overnachting inbegrepen is bij het evenement wordt ook daar geen vergoeding voor gevraagd.
• Toegang tot het evenement kan uitsluitend wanneer u een bevestigings / uitnodigings e-mail hebt ontvangen.
• De volgende gegevens staan vermeld op het document:

Naam evenement
Datum evenement
Naam contactpersoon en/of bezoeker(s)
• De toegang (bevestigings / uitnodigings e-mail) is persoonlijk en niet overdraagbaar zonder overleg.
• Vanaf het moment dat de bevestigings / uitnodigings e-mail aan de bezoeker is gemaild, is de bezoeker verantwoordelijk voor de uitnodiging. Stichting Happy Smile kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies of zoekraken van de bevestigings / uitnodigings e-mail.

BIJWONEN VAN EEN EVENEMENT

• Een uitnodiging voor het bijwonen van een event is altijd kosteloos!
• Het bijwonen van een evenement is uitsluitend op eigen risico. U dient zelf zorg te dragen voor een goede verzekering.
• Stichting Happy Smile heeft geen enkele aansprakelijkheid voor schade zoals bijv. gehoor-, gezichts- en andere lichamelijke stoornissen en/of materiële schade.
• Het gezin ontvangt tijdens een evenement één of meerdere maaltijden. In verband hiermee vragen wij om bij de aanmelding duidelijk aan te geven of er sprake is van een dieet of van een allergie/overgevoeligheid/dieet van één of meerdere gezinsleden.

ANNULEREN

• Stichting Happy Smile behoudt zich het recht voor een evenement te annuleren bij te weinig aanmeldingen of bij een annulering van het evenement door de organisatie van desbetreffend evenement. Het aanmelding zal dan als ongeldig aangemerkt worden.
• Wanneer een gezin door overmacht niet (meer) in staat is het evenement te bezoeken dan kan er geannuleerd worden. De verkregen toegang worden dan ongeldig gemaakt. Via de website komen de plaatsen weer beschikbaar voor anderen.